テレワーク時代到来で欠かせない！クラウドPBX導入のお悩みや疑問に答えます！

当サイトはテレワーク時代到来で欠かせない、クラウドPBX導入のお悩みや疑問にお答えしています。
導入を検討しているけれど、不明点が多く困っているのであればぜひ参考にしてみてください。
企業がクラウドのPBXの導入をした場合に最も得られるメリットはなにかも解説しています。
さらに企業がクラウドのPBXを導入する際に想定しておかなければならない、リスクやデメリットについても触れているサイトです。

テレワーク時代到来で欠かせない！クラウドPBX導入のお悩みや疑問に答えます！

在宅勤務の必要性が高まっている現代、これからクラウドPBXを導入したいという企業も多いのではないでしょうか。
よくあるクラウドPBXの悩みには、どの程度の月額料金がかかるのかということが挙げられます。
利用料金はサービス会社によって異なりますが、一般的に1回線あたり2000円くらいからです。
また初期費用も疑問に思われがちですが、こちらもそれぞれのクラウドPBXサービスによって異なります。
とはいえ高くても5万円ほどが相場なので、比較的安く済みます。

企業の総務部必見！クラウドPBX導入においてよく聞かれる疑問を紹介

クラウドPBXを導入するとき、その事業所の窓口が総務部になっている場合、部署内の担当者はあまり詳しくないので色々な疑問が生じて来るケースは多いといえましょう。
その疑問の中には、クラウドPBXを導入するときの工事の内容や費用が多いのではないでしょうか。
導入の際の工事ですが、既に事業所内に光回線の設備が整っている、ネット環境が構築されている場合は既存のIP電話機を使ってパソコンやスマートフォン経由でクラウドサーバーにアクセスを行い電話機能を使うことができるので特別な大掛かりな工事は不要になります。
ただ、クラウドPBXの利用開始の際には初期設定などが必要になるのですが、サービスにより変わるけれども1万円から5万円の初期費用がかかることを把握しておきましょう。
大規模なコールセンター向けのシステムや気密性が非常に高く機能面においても充実しているとなったときには初期費用が5万円から30万円くらいになりますが、小規模や中規模などの場合は1～5万円が相場だと考えておけば良いでしょう。

クラウドPBX導入でよく寄せられる疑問その①初期工事や初期費用はどれくらいかかるのか

クラウドPBXを導入するとき、IP-PBXと比較をされる人も多いかと思われますが、両者を比較するとクラウドPBXが初期費用を大幅に節約できるなどが分かるので、より経緯を抑えたいとなったときなど有利になることも少なくありません。
クラウドPBXはクラウドサーバーと呼ぶインターネット上に設置されているサーバーにアクセスを行って通話や転送を行うことからも、サーバーの設置や大掛かりな工事をせずに導入することができます。
また、従来からのIP電話を使うことでコストを節約できますし、従業員が所有しているスマートフォンに専用アプリをダウンロードしておけばネット回線を利用して電話の送受信ができるようになる、電話料金などもビジネスフォンよりもリーズナブルな値段になって来るので出先から電話をかけることが多い営業職が多数在籍指定事業所でも経費の節減効果も期待ができます。
基本的に、必要な機材およびネット環境が整っている場合の初期費用でかかるのは1万円から5万円が相場です。

クラウドPBX導入でよく寄せられる疑問その②保守管理はどのように行うのか

クラウドPBXは、クラウドサーバーを活用した構内交換機でもあるPBXです。
企業の大半は代表電話番号にダイヤルを行うとPBXに接続されて内線に転送される仕組みを持ちますが、この交換機などを含めクラウドサーバー上にシステムが構築されているのがクラウドPBXです。
PBXをクラウド化してインターネット上で内線や外線の通話、転送まで一般的なビジネスフォンにある機能を利用できるサービスでもあり従来型の構内交換機と比較した場合、場所にとられない形で電話環境を構築することができる、ウェブブラウザおよびアプリを使って設定が簡単にできるなど保守管理そのものの削減効果への期待もできます。
一般的に、サーバーを自社内に設置することで保守や管理を行う専門家がともいえるスタッフが必要になって来ますが、クラウドPBXはクラウドサーバーを活用することからもサーバーを自社内に構築する必要もありませんし、当然機器類の保守管理も不要です。

クラウドPBX導入でよく寄せられる疑問その③Wi-Fi環境でも適応し問題なく使えるか

クラウドPBXはインターネット環境があれば利用が可能で、ネットに接続するための手段(有線LANやWi-Fiなど)は選びません。
オフィスや家庭内の無線Wi-Fiを利用すれば、ケーブルレスで建物内を自由に移動できるので大変便利です。
クラウドPBXは安定したインターネット回線であれば問題なく使えるので、一般的なWi-Fi環境でも適応できます。
ただし、Wi-Fi環境でクラウドPBXを利用するためには、安定した通信環境とセキュリティ対策を整えておく必要があります。
無線Wi-Fiだと第3者に電波を傍受されて解読されるリスクがあるため、機密情報を扱う場合は適切に暗号化が行われているルーターにのみ接続をするように注意しましょう。
音声通話(内線電話)のみであれば100kbps程度のデータ通信速度があれば十分ですが、FAXやテレビ電話などの機能を利用するのであれば数Mbpsの速度が必要です。
Wi-Fiルーターから離れた場所でだと通信速度が低下したり回線が不安定になる恐れがあるので、十分に電波が届く範囲内で使用するようにしましょう。

おすすめのクラウドPBXの魅力ポイント①様々なシステムと連携できカスタマイズできる

クラウドPBXのおすすめの魅力ポイントのなかでも企業が積極的に利用したいものに、様々なシステムと連携できカスタマイズできると言う点があります。
現代の企業では業務プロセスを管理サーバー等によって管理しているところが多く、商談記録の共有や様々な業務の進捗確認などをこの管理サーバーを使用して行っている場合が少なくありません。
これらのシステムは複数のものが既に連携しており、例えばCRMと業務進捗管理などを連携することで、商談成立から顧客のもとに納品するまでのプロセスを一言管理することができるようになっています。
しかし商談の様々な電話での内容は十分に記録されないことも多く、そのために重要な情報が抜け落ちてしまうといった問題も発生することが少なくありませんでした。
クラウドPBXの管理サーバーとの連携機能を利用することで、電話での商談内容を様々な業務に反映させることができ、効率的なビジネスを進めることができます。
クラウドPBXは社内の電話業務のコスト説明を行うだけでなく、様々なビジネスプロセスを効率的に改革する役割を担うものとなっています。

おすすめのクラウドPBXの魅力ポイント②電話帳機能にチャット機能等通話以外の機能満載

クラウドPBXは、最小限の規模で導入したとしても事業の拡大に応じて複数の拠点での展開やテレワークの対応、BCP対策などそのときの局面を柔軟に迎えることができるサービスです。
現状の規模に合わせてクラウドPBXを導入することも大切ですが、将来を見据えて柔軟な対応ができるものなのか、拡張性が高いサービスであるのか導入前にチェックすることをおすすめします。
拡張性についてですが、クラウドPBXは通話や転送などのような電話機能だけでなくチャットやビデオ通話、ファックスなどのようなツールが用意されている製品も多くなっています。
従来のビジネスフォンのような電話帳機能以外にも、ビジネスツールとしての機能があると業務の幅を広げるときにも役立つ存在になってくれます。
チャットやSMSとの連携でステータスの変化を自動通知させる機能があると、相手が通話できる状態になったときに知らせてくれるので相手が通話できる状態になっているのか、その都度電話をせずに済むメリットもあるわけです。

おすすめのクラウドPBXの魅力ポイント③スマホもアプリのインストールだけで使用できる

インターネット上のサーバーを電話交換機として使用するクラウドPBXは、導入費用が安いことに加えて簡単にモバイル端末を内線化が可能であるというメリットがあります。
クラウドPBXサービスの多くはスマホにも対応しており、端末に専用のアプリをインストールしてログインするだけで内線電話にすることができます。
インストール・設定方法はとても簡単で、サービス開始時に提供されるアカウントを入力するだけです。
個人用のスマホで内線電話が利用できるようになれば、会社から離れた場所(出張先や在宅ワークなど)でもオフィスと同じ環境で仕事ができて便利です。
スマホでクラウドPBXを利用するためにはインターネット環境が必須ですが、携帯電話会社のデータ通信サービスに加えてWi-Fiにも対応しています。
家庭やオフィスなどに設置されている無線ルーターを利用すれば通信料金がかからないので、外線発信を利用する場合よりも大幅にコストを抑えることができます。

おすすめのクラウドPBXの魅力ポイント④社員間や会社間では通話料無料で使える

クラウドPBXの魅力ポイントですが、その最大のものは社員間とか会社間では通話料無料で使えることが挙げられます。
この仕組みを分かりやすく言えば、それは内線扱いになるからというのが簡潔な説明になります。
一般的なオフィス内を考えた場合、隣の部署とか部門などに対する内線通話は、同じように電話機を使って通話しているにもかかわらず外線電話とは異なって電話料金はかからず、無料でかけられることは良く知られていますが、これと同様のことがクラウドPBXではオフィス外にいる社員どうしであっても当てはめることができるのです。
同様のケースでもし社員が自分の持っている携帯電話とか会社から貸与されたスマートホンを利用して普通に通話した場合、当たり前のことですが電話代がかかってくることになりますから、その差は歴然としています。
特に最近では働き方改革などによりテレワークとかサテライトオフィスも推進されたりしていますから、導入する意味は大きいです。

おすすめのクラウドPBXの魅力ポイント⑤社員の出退勤管理まで行える

クラウドPBXには基本機能以外にも様々な追加機能を有しているものがありますが、社員の出退勤管理が行えるシステムもあります。
社員に持たせたスマートホンを利用し出勤時と退勤時に打刻させることで、オフィス内に物理的なタイムカードやタイムレコーダーを設置しなくても勤怠管理が行えることになります。
もちろんこの方式を採用しているクラウドPBXの場合、オフィスに出勤せず在宅勤務とかリモートワークをしている社員であっても適用できるところが大きなメリットです。
オフィス内で顔を合わせているのではなく遠隔地で仕事をする場合、勤務管理は決して容易なことではなく頭を悩ませるところですが、クラウドPBXによりその負担を大きく軽減することが可能になりますし、オプションとして例えば定時になれば予め残業申請を行って上司に承認されているのでない限り、当該社員のスマートホンのアラームを鳴らして終業を促すなどといった仕組みを備えるものもあります。

クラウドPBXにつけられるオプションの種類について

クラウドPBXには豊富な基本機能が備わりますが、他にどういったオプションをつけることができるのでしょうか。
クラウドPBXのオプションは顧客情報を表示するCTIを始めとして、複数拠点や複数店舗の接続、WEB上での設定変更などの管理機能が用意されることが多いです。他にも通話の録音機能だったり、シフト管理や勤怠管理も用意があるクラウドPBXが多いといえます。テレワーク時代に対応するべく、遠隔によるアクセスを可能としたり、複数人で同時に通話ができる機能があることも珍しくないです。付属的なサービスとして、クラウドPBXで使えるパソコンのレンタルが行われていたりするので、本当に本体以外に導入を検討できる選択肢が充実しています。実際のところ、何がどこまで提供されるかはサービス次第ですが、クラウドといってもオンプレミスと遜色のない使い勝手が得られますし、組み合わせ次第でむしろ上回る使い勝手が手に入るのではないでしょうか。

クラウドPBXは導入までにかかる時間が短い

"一般的にPBXを導入する場合には、様々な機材の設定などに時間を要することから、非常に長い期間がかかることが少なくありません。またその設定によってはテスト等を確実に行う必要があり、さらに時間がかかることも多くなっています。これはPBXを購入し実際の動作確認から様々な設定の変更、そしてテストまでを確実に実現するために必要な期間となっているのがポイントです。
最近ではクラウドPBXを利用する企業も増えていますが、この場合には実際の導入までにかかる時間が非常に短いことが多いのが特徴です。クラウドPBXの機能自体はすでにサービスで提供され多くの実績があることや、設定も実績を踏まえて効果的な方法で実現するため、作業の手戻りなどが少ないのがポイントとなっています。加えて利用する側の訓練や特殊な準備などもほとんど必要がないことから、契約後短い期間ですぐに利用することができるようになるメリットがあり、多くの企業で注目されているのが特徴です。

クラウドPBXでさらなるオフィスの効率化

クラウドPBXとは、インターネットを使った電話回線サービスのことで、インターネットを通じて複数の電話機を繋げることができることです。
例えば、都心にある本社と地方にある営業所とを内線で通話することが可能です。つまり異なるオフィスにある固定電話、さらにはスマートフォン、タブレット、PCでも外線と内線を共有できるのです。通信費の削減や電話番など業務の効率化、テレワークの推進などを行なうことが一層可能となります。一方でインターネットの環境によっては音質の不安定さが起こることもあります。また、110番や119番などの緊急電話をかけることはできないので、あらかじめ短縮番号に最寄りの警察署や消防署の番号を入れておく必要があります。社用スマホには緊急通報ナビを入れておくなどの対処も必要です。クラウドPBXを扱う業者選びのポイントは、通話品質が高い、セキュリティやその信用性が高い、自分の会社の求めるものと提供される規模が合っている等を目安にしてみましょう。

会社のコストを抑えるためにクラウドPBXの研修を

自ら会社を経営しているなら、できるだけコストを抑えるのは当たり前の行動です。なるべく発生する費用を抑えられればその分を事業に拡大にどんどん振り分けられますし、そこから新たなビジネスチャンスに繋がる可能性がとても高いからです。
電気代の節約や日用品、オフィス機器の購入などのコストを抑えるのは当然ですが、結構重要なのがクラウドPBXの導入です。そもそもPBXとは社内の電話回線を相互接続して電話網を構成するための交換機のことを指します。従来の仕組みだとPBXをオフィスの中に設置し、電話回線の工事を行うのが一般的でした。ですがその分ある程度の時間と費用がかかりますし、電話機や回線の増減、内線の設定のたびにいちいち業者を呼ぶ必要がありました。
これをクラウドPBXに置き換えると、オフィス内にPBXを設置する必要が無いので場所を取らず、専用の工事も必要としません。かなりのコスト削減になるので、できるだけ早くクラウドPBXを導入しましょう。速やかに専門の業者に依頼をし、最低限の研修を受けておくと良いです。

クラウドPBXの固定費はユーザー数によって変わる

クラウドPBXでかかる費用は初期費用や月額基本料金、通話料です。このうち初期費用は導入時のみ、通話料は使用状況によるため、固定費となるのは月額基本料金でしょう。
クラウドPBXでは月々の基本料金を支払ってシステムを利用することができます。この固定費は利用内容によって金額が変化し、例えば使用する内線の数や取得する電話番号などでも違いが発生します。クラウドPBXを使用する内線の数が多いほどユーザー数も多くなるため、月額基本料金も増加するでしょう。反対にユーザー数が少ない契約であれば費用を低く抑えることができます。また、クラウドPBXでは電話番号の取得が可能です。主な電話番号には06や0120、03などがありますが、この取得番号によっても金額が変わる可能性があります。サービスごとに料金はそれぞれ異なるため、導入を検討している場合には初期費用や通話料のほかに月々の費用を考慮した上で決定することが大切です。